Empresas Organizadoras de Eventos
Somos una empresa organizadora de eventos WOW en Granada, en toda Andalucía y en toda España, Portugal y Marruecos.
Desde que recibimos la idea, comenzamos a crear una experiencia integral, pensando la manera de emocionar al cliente constantemente. Queremos que nuestros eventos perduren en la memoria.
Nuestro objetivo como organizadora de eventos WOW es despertar los 5 sentidos y lograr un evento distinto, especial e inolvidable. Para ello diseñamos y creamos experiencias propias alrededor de la cultura, la gastronomía y la música.
Gastronomía sostenible y ecológica para toda la Experiencia de la mano de los mejores. Una oferta gastronómica sostenible no mira solo por el bienestar de sus comensales sino también por el del planeta. Nuestra oferta se regirá por una serie de normas de sostenibilidad pensadas para producir el menor impacto posible en el entorno.
Especializados en viajes de incentivo originales, en actividades team-building, pero sobre todo en eventos eco-sostenibles, y socialmente responsables.
Nuestros Eventos de Responsabilidad Social Corporativa ( RSC ) emocionan y con la implicación de ONGs, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro diseñamos diferentes iniciativas muy originales con un elemento común: su impacto más allá del evento.
- Actividades RSC que contribuyen al desarrollo sostenible local y a la conservación de la naturaleza de las razas y especies autóctonas como:- Reforestación corporativa de árboles en peligro de extinción
– Talleres de construcción de nidos para aves y refugios para mamíferos y reptiles en Parques naturales
– Limpieza de ríos con una actividad de barranquismo
– Teambuilding “Un Kilo para ti”
– Limpieza de fondos marinos para la supervivencia de las especies que habitan en el Mediterráneo
– Por un Mundo sin Plásticos
Empresa organizadora de eventos
Una empresa organizadora de eventos se dedica a planificar, idear y proyectar todos los elementos que forman parte de espectáculos, acontecimientos deportivos, convecciones, congresos o cualquier tipo de reunión. En las empresas organizadoras de eventos hay una serie de rasgos que son fundamentales con respecto a otro tipo de empresas, estos son, entre otros, la creatividad, empatía, aptitud por un buen servicio personal, un talante para las habilidades comerciales y por supuesto, tener como punto fuerte la capacidad organizativa.
Una empresa organizadora de eventos debe de proveer a su cliente un punto de valor añadido, ya que no estamos hablando de un producto en concreto, si no de un servicio, y por tanto este debe de ser óptimo.
Las labores de las empresas organizadoras de eventos pueden clasificarse dependiendo del tipo de evento al que va a destinarse la tarea. De este modo, podemos definir siete agrupaciones.
Primero, las empresas organizadoras de eventos deben buscar el local y el espacio ideal que se ajuste con las demandas y objetivos de cada cliente para llevar a cabo su evento, como pueden ser hoteles, casas, fincas privadas, restaurantes…
Por supuesto, el catering es otro punto del que las empresas organizadoras de eventos tienen que ocuparse. La comida y bebida que se va a presentar va a guardar también estrecha relación con el tipo de evento y con los asistentes, ya que, la empresa organizadora de eventos, debe de tener especial cuidado en las alergias o diversas dietas que los presentes pueden mostrar.
Empresas organizadoras de eventos España
Otro punto fundamental de las empresas organizadoras de eventos España, es que la decoración y el diseño, es otra de las claves importantes para que un buen evento salga perfecto. Este apartado, al igual que los anteriores, forma parte de las tareas de las cuales las empresas organizadoras de eventos tienen que afrontar.
Es importante también contar con un buen equipo de profesionales para que presten servicio en el día especial, como las azafatas, fotógrafos, incluso en casos más especiales, periodistas o celebridades. La empresa organizadora de eventos España se responsabilizará también, en caso de ser necesario, de acondicionar el espacio con los equipos técnicos adecuados: las cámaras, los focos, micrófonos…
Pero no solo es importante el momento del evento en el lugar escogido, sino que también, como una de las labores principales de la empresa organizadora de eventos, hay que pensar y organizar el transporte para el desplazamiento de los asistentes. Las empresas organizadoras de eventos se encargarán además de todas las tareas de comunicación y publicidad.
Todos los elementos mencionados anteriormente sobre los que las empresas organizadoras de eventos deben de hacerse cargo son clave. Aunque puede darse prioridad a la búsqueda del local y de todo el personal que se hará cargo del evento, desde su organización inicial hasta los profesionales que realizarán su servicio durante el desarrollo de este en el día representativo.
Empresas organizadoras de eventos Granada
Es muy importante, que las empresas organizadoras de eventos Granada dispongan de toda la información posible por parte del cliente, ya que uno de las claves del éxito de un evento es que todo esté como debe de estar en el momento adecuado y en el lugar adecuado. Si el evento va a requerir en un punto determinado de su desarrollo una intervención hablada, se debe de disponer de un micrófono, un atril y un lugar preestablecido para ello. De este modo, todo acto guardará su punto de coherencia y cohesión.
Por otro lado, es fundamental dale su gran importancia a las personas que formarán parte del evento, ya que, en muchas ocasiones, dependiendo del tipo de evento, los asistentes valorarán en gran medida su presencia a este en relación a los artistas o celebrities que están invitados.
Antes de cualquier tipo de organización de evento o de solicitud de la información al cliente, las empresas organizadoras de eventos Granada deben de desarrollar un organigrama. El organigrama es una conceptualización gráfica de la organización dentro de la empresa. Así, quedan establecidas las personas que trabajan dentro de ella y sus funciones.
De esta forma, antes de comenzar con un evento, la empresa organizadora de eventos ha marcado quiénes serán las personas que se encargarán de cada tipo de evento, dependiendo de si este va a ser un evento social, un evento corporativo o un acto oficial.
Los sociales son eventos que se realizan para celebrar algún momento importante en la vida del cliente que solicita un festejo, como puede ser, un cumpleaños, una boda, un aniversario… Los eventos corporativos, por su parte, se organizan por petición de una empresa o agrupación cuyo objetivo es la búsqueda de unos intereses corporativos para su imagen de marca.
Empresas que organizan eventos para empresas
Las empresas que organizan eventos para empresas tienen varios campos de actuación. Los eventos corporativos quedan divididos a su vez por las empresas organizadoras de eventos entre externos e internos, diferenciándose entre ellos por si su mensaje va destinado a un público objetivo de interés para la empresa que no forma parte de esta, o si es dirigido a sus empleados, respectivamente.
Los actos oficiales son los dispuestos por las Instituciones públicas del Estado para sucesos de índole oficial nacional, provincial, local… Aún con el organigrama definido dentro de la empresa organizadora de eventos, tanto los empleados dedicados a un tipo de evento como los dedicados a otro, podrán siempre cooperar con el resto de secciones. Esto es debido a que son numerosas ocasiones las que se precisa de la ayuda del otro tipo de bloque de eventos para conseguir lograr el objetivo establecido por el cliente.
Los pasos a seguir por toda empresa organizadora de eventos para conseguir el éxito en la gestión son, siempre respetando la planificación y la organización, los siguientes:
Como en cualquier otro tipo de tarea, la definición de objetivos juega un papel clave en la organización de un evento. Sin un objetivo establecido, las acciones de la empresa no van a ningún lugar. Es el punto de partida, del cual se derivarán el resto de tareas.
El objetivo, por supuesto, partirá de las necesidades que el cliente disponga de la empresa organizadora de eventos para empresas.
Mejores empresas organizadoras de eventos
Partiendo del objetivo, el siguiente paso para las mejores empresas organizadoras de eventos es determinar el público objetivo. Este punto es clave para conseguir los resultados deseados, ya que, si enfocamos nuestras acciones al público incorrecto, los esfuerzos van a ir en vano.
Una vez fijado el objetivo, así como el público al que se van a dedicar los actos, es importante, siguiendo nuevamente los requisitos delimitados por el cliente, establecer el momento del evento, así como su lugar. Es muy importante que las mejores empresas organizadoras de eventos lleven a cabo una buena elección, pues de esta dependerán en gran medida el número de asistentes al evento, puesto que, si coincide con un importante partido de fútbol, manifestaciones, u otras fechas de gran índole, la asistencia a este puede verse minorada. Además, si se trata de un día en el que coincida con festivo o con una fecha demandada, el coste del evento puede verse muy perjudicado.
Respecto al coste, también debemos de tener en cuenta la buena elección de proveedores y otros colaboradores a los que se debe de recurrir para sus servicios, así como la licencia u otro tipo de autorizaciones. Elegir los proveedores y colaboradores adecuados influirán, no solo en el coste, sino también en la calidad del evento.
Pese a estos elementos clave, no se debe de elegir el momento y lugar pensando únicamente en la asistencia de los invitados o el coste de este, si no que, es muy importante que además el espacio sea acorde con la identidad de marca y los aspectos que pueden condicionarla en esta elección. Es vital que todas las acciones guarden siempre su conexión y relación con la empresa y lo que esta quiere transmitir. Es por esto que es tan determinante dejar la tarea de organización a las empresas organizadoras de eventos que sea especialista en este ejercicio.
El presupuesto va a ser otro elemento que va a marcar las actuaciones en la organización ya que, obviamente, las empresas organizadoras de eventos deben de adaptarse a él. Es importante que, para planificar el evento, se establezcan previamente los costes totales a los que se puede hacer frente. Con el límite prefijado se pueden ir buscando diferentes posibilidades para conseguir el objetivo establecido sin salirnos del presupuesto. Cuando se definan los costes, es crucial que las empresas organizadoras de eventos dejen un margen destinado a gastos imprevistos.
Para que el evento tenga éxito es esencial una buena comunicación de este. Como hemos señalado anteriormente, esta es otra tarea que debe de desarrollar la empresa organizadora de eventos, siendo uno de los pasos para la ejecución de un evento.
Para la notificación del evento es muy favorable desarrollar un buen plan de marketing que incluya el timing y los diferentes canales de comunicación, como pueden ser las redes sociales, los periódicos, la propia página web o la web de terceros, el mailing… se diseñará a su vez dos esquemas de las actividades a desarrollar y su orden fijado, uno con carácter más técnico y organizativo para los profesionales del evento que lo usarán como una herramienta de guía y otro con carácter informativo para los asistentes del evento, informando sobre los contenidos, ponencias, invitados especiales, horarios y duración.
Una vez establecidos y detallados todos los componentes para que el evento resulte perfecto, no se debe de olvidar que pueden ocurrir situaciones que cambien al completo el programa para nuestro acontecimiento y nos obliguen a actuar sin planificación. Para que esto no ocurra y todo quede bajo control, las empresas organizadoras de eventos deben de establecer un plan de emergencia previo al evento, en el que estudiará los diferentes factores que pueden variar dentro del proyecto.
Tras esto, la fase siguiente es la de producción que engloba toda la instalación previa al evento, así como toda la realización del acontecimiento.
El día del evento, la empresa organizadora deberá de asistir para guiar las acciones y comprobar que todo está saliendo según lo previsto, que se están acatando los tiempos y se está cumpliendo el servicio como lo esperado. En el caso de que ocurran algún tipo de imprevisto, se solventará según los planes de contingencia o, en el caso de no haberlo planteado en los planes de emergencia, se enfocará dándole la solución más favorable para el conjunto del evento.
Una vez finalizado el evento, se desarrollará la evaluación de este, revisando los logros y si se han llegado a cumplir los objetivos prestablecidos, así como las contingencias a las que se ha tenido que hacer frente en el evento.
Este tipo de información es muy importante para las empresas organizadoras de eventos ya que podrá usarla para la ejecución del desarrollo de eventos futuros, intentando prevenir lo que ha fallado en los eventos pasados, focalizándose en aquellos puntos que han tenido gran éxito, perfeccionando lo mejorable y cubriendo las necesidades que se han detectado en estos eventos pasados.
Para organizar un evento, no dudes en contactar con la empresa organizadora de aixadreams.com
