Viajes de Empresa

Agencia de viajes de empresa

Los viajes de empresa son un elemento potenciador del negocio, ya que, a través de un traslado, por unos determinados días, de empleados o directivos de la propia empresa, se busca llevar a cabo ciertos hechos con el objetivo de impulsar la imagen de marca de la empresa, crear alianzas, cerrar acuerdos, etc.

De esta manera, los viajes de empresa ofrecen multitud de beneficios para la compañía que los realice, entre los que podemos destacar: afianzar relaciones con otras organizaciones, identificar nuevas o distintas formas de trabajo, expandir el número de contactos y posibles clientes, optimizar y perfeccionar los procesos de comercialización, fuente de inspiración de nuevos conceptos e ideas, etc.

Además, los viajes de empresa son también una ventana clave para la internacionalización.

Dentro de los viajes de empresa se puede hacer una clasificación, ya que no todos ellos van a realizarse con la búsqueda del mismo fin. Entre ellos, los más importantes a destacar son:

Los viajes de empresa con un fin comercial. Estos son aquellos destinados a poner en conocimiento de nuevos mercados y ámbitos empresariales el negocio. Lo que se pretende conseguir también con estos tipos de viajes de empresa es obtener más información sobre nuestro público objetivo y los canales de distribución, así como el trato de contratos para conseguir un acuerdo para su cierre o renovación o crear nuevos zocos de comercialización para poder expandir los productos y servicios de la empresa.

Viajes empresa

Estos viajes empresa suelen realizarse en áreas en las que no se ha probado el producto y servicio y, por lo tanto, son ámbitos desconocidos para el negocio. Por este motivo, es ideal que se aproveche el viaje para realizar reuniones, visitas, encuestas con los habitantes y demás empresas de la zona para poder conocer qué es lo que esperan de un negocio, qué tipo de negocio es el que puede ser clave ahí, con qué canales de distribución…

Otro tipo de viajes de empresa son los viajes ejecutivos. Como su nombre bien indica, son viajes que efectúan los directivos de la empresa con la finalidad de afianzar y reforzar los lazos que mantengan con otras personas de alto cargo en otras empresas. Aunque también pueden darse viajes de este tipo que no son para reunirse con otros ejecutivos, sino con proveedores claves del negocio u otros colaboradores, así como reclutadores de plantilla.

Estos viajes de empresa nos permiten alcanzar proyectos y crear alianzas que sin ellos serían muy difícil de efectuar, ya que, aunque el mundo se esté tornando a lo digital, siempre son mucho más poderosas las relaciones que se crean personalmente.

Por otro lado, podemos señalar los viajes de empresa para asistir a reuniones internas de la organización. Hay determinadas situaciones en la vida de una empresa que requieren de una reunión de los empleados que forman parte de ella para tratar puntos que son claves dentro de la organización. Gracias a estas, se puede aumentar la productividad de los trabajadores muy considerablemente.

Aunque son con trabajadores internos, en la mayoría de las ocasiones se necesita un desplazamiento de los asistentes a un punto señalado, de ahí a que sean considerados como viajes de empresa. Es importante que, tras estas asambleas, juntas, comités…se llegue a un acuerdo grupal en el que todos los asistentes, o al menos, la gran mayoría de ellos, muestren gran adherencia a la resolución del tema tratado.

Viajes de empresa para eventos

Las ferias, los eventos y los congresos son otro tipo de viajes de empresa. Estas, aunque se realicen únicamente una vez al año, aportan grandes beneficios a las empresas que lo realicen.

Normalmente, estos viajes de empresa se realizan a aquellas congregaciones que guardan relación con el sector de la compañía. De esta manera, se obtienen una multitud de conocimientos nuevos sobre el gremio, se comparten ideas de negocio, se consiguen leads, se genera un productivo networking, incremento de la imagen de marca, lo que repercutirá en una mayor presencia del negocio en el mercado.

Además, gracias a estos viajes de empresa, se consigue estar informado de las últimas novedades e innovaciones del sector lo cual puede trasladarse directamente a la adquisición de una gran ventaja competitiva respecto a las demás compañías que no han asistido a ella, ya que estas comenzarán a quedarse obsoletas.

Hay otro tipo de viajes de empresa que tienen como propósito comprobar que tanto la ubicación como la operatividad de las oficinas es la óptima, así como la visita de nuevas oficinas que recientemente se han puesto en marcha. Estos son los conocidos viajes técnicos y normalmente son llevados a cabo por los cargos más altos de la empresa, como el CEO.

Otro tipo de desplazamientos que forma parte de los viajes de empresa son los llamados viajes de incentivos. Estos se realizan para apremiar y recompensar al personal por su trabajo realizado.

Junto con otros elementos que forman parte del sistema de incentivos, lo que se pretende conseguir es la motivación del empleado con la labor que tiene que desempeñar, ya que, si esta se efectúa siguiendo las pautas establecidas o cumpliendo los objetivos fijados, este empleado se verá recompensado. En estos viajes de empresa, es imprescindible hallar el punto de equilibrio entre las actividades de ocio en el viaje y el tiempo que va dedicado al trabajo.

Las actividades de ocio suelen ser actividades en las que se desarrolle la capacidad de trabajo en equipo, normalmente realizadas al aire libre.

Viajes de empresa España

Por último, como uno de los viajes de empresa España a destacar, nos encontramos con los viajes de formación.

En los viajes de empresa de formación lo que se pretende conseguir es que el empleado adquiera una instrucción o adiestramiento para la actividad que desempeña dentro de la empresa en el tiempo en el que se esté desarrollando el viaje. La duración puede ser únicamente de un solo día o, por el contrario, puede precisar de varios días. En ambos casos, el alojamiento y su ubicación son elementos que deben de tenerse en consideración cuando se van a realizar estos tipos de viajes de empresa.

La planificación de los viajes de empresa es clave para obtener el éxito de estos. Además, con una buena organización y preparación se consigue optimizar el tiempo y prevenimos posibles imprevistos. Y aún más, en los viajes de empresa, una buena planificación es imprescindible ya que se está poniendo en juego los intereses de empleados de la propia empresa o los de las empresas con las que se va a reunir, así como el tiempo y dinero.

Viajes de empresa internacionales

Los elementos clave para una buena gestión de los viajes de empresa internacionales son, entre otros:

La documentación. Es muy importante si nuestro puesto de trabajo requiere la realización de viajes con regularidad, que la documentación se encuentre siempre en regla, ya que los viajes de empresa pueden acontecer de un día a otro, lo cual no dejaría tiempo de margen para renovar la documentación. En el caso de que el país de destino requiera de un visado para poder entrar en él, este se gestionará en la embajada o en la administración concerniente.

Otro requisito que pueden exigirnos en la entrada de un país es el certificado de vacunas o el carnet de conducir, en el caso de que precisemos conducir en nuestro viaje.

Seguros de viaje. Estos nos sirven de protección en el caso de pérdida de documentación, retrasos en la salida de vuelos, trenes u otros medios de transporte, así como anulaciones en el alojamiento.

En el caso de que nuestra tarjeta sanitaria no fuera válida en el país de destino, se recomienda además un seguro médico.

Información sobre el país de destino al cuál se va a realizar el viaje empresa. Es importante conocer la climatología del lugar que va a ser nuestro paradero, así como la cultura, gastronomía y tradiciones. Partiendo de esta información base, podremos adecuar nuestro vestuario, así como los cambios horarios en el lugar destino. En los negocios, se le da gran importancia a los protocolos y formalidades, por lo que, como hemos comentado antes, es vital conocer bien la cultura para poder mostrar respeto y aprecio a las personas con las que nos vamos a reunir. Esto puede ser un punto clave que permita conseguir el éxito de un acuerdo, o, por el contrario, romperlo al completo.

Selección del hospedaje. Con una buena planificación y organización podemos buscar un alojamiento cercano a nuestro lugar objetivo del viaje. Como punto clave, se recomienda un lugar que además muestre buenas conexiones con los puntos de salida de medios de transportes como aviones, trenes, taxis…

Si en nuestro viaje de negocios se requiere además realizar un trabajo que precise de llamadas telefónicas, impresión de documentos, Wifi, etc., se debe de asegurar previamente que el lugar de hospedaje (ya sea hotel, hostal, casa…) disponga de todos estos servicios.

Empresa organizadora de viajes de empresa

Una vez que tenemos los básicos de los viajes de empresa planificados para nuestra entrada y acogida en el país de destino, es el momento de llevar a cabo una buena organización de la agenda. Es decir, como vamos a planificar nuestro día una vez que estemos allí. Qué días y a qué horas son las reuniones, cuál es la duración de los desplazamientos, qué medios son más rápidos y factibles para moverse de un punto a otro. Por supuesto, entre todas las tareas a desempeñar, es importante buscar un hueco que permita relajarnos y desconectar, dentro del viaje, de la jornada laboral, ya que un buen descanso aumentará también nuestra productividad.

Como hemos comentado anteriormente, los medios de transporte con los que vamos a disponer en el lugar de destino de nuestros viajes de empresa son clave para nuestra gestión del tiempo y también del presupuesto. Por ello, es primordial indagar en esta información de forma previa a la realización del viaje.

Por otra parte, es elemental recordar antes de este tipo de viajes empresa, cargar todos los dispositivos electrónicos que son nuestra herramienta diaria en el trabajo y que van a acompañarnos en este desplazamiento. Como todos sabemos, en los viajes de empresa, hay una serie de objetivos primordiales de negocio que requieren la mayor parte del tiempo de planificación y estudio, por ello, agencias de viajes como Aixa Dreams se encargan de realizar toda la parte de organización, planificación y gestión que requieren este tipo de desplazamientos para que los empleados, directivos y demás personal no tengan que dedicar tiempo y esfuerzo más allá que los propósitos y finalidades empresariales.

Aixa Dreams se encarga de planificar el viaje, de buscar los medios de transportes más adecuados para tu desplazamiento al lugar de destino, de elegir un buen alojamiento para tu llegada, de la tramitación de documentos… Además de solucionar cualquier tipo de contratiempo ocurrido que pueda presentarse antes y después del viaje. Atendiendo y respetando la necesidad que puede requerir cada empresa, Aixa Dreams crea y personaliza el viaje desde cero, adaptándose, gracias a su gran equipo de profesionales, a las necesidades de cada usuario.